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要想确定企业的需求，就须明确下列问题：

我使用了合适的软件以优化效率和效益吗?

我的员工对当前的软件应用感到满意吗?

有其他的软件能够让我的员工更加有效地开展工作吗?

是否存在现在拥有但已不再需要的软件?

第二步：企业已拥有什么

了解自己拥有什么软件资产(企业所有电脑上安装的程序)之后，就可以确定自己将来需要什么。这个盘点过程也能够帮助企业清除不必要的软件。

盘点清单应关注的内容：

我们使用的软件是合适的版本吗?

我们使用的软件已经过时或不必要了吗?

有其他的软件是我们须获取以提高工作效率的吗?

每一名员工都拥有各种合适的软件了吗?

员工接受适当的软件使用培训了吗?

企业是否存在非法、未经授权或未经许可的软件?

盘点清单上还应包含下列内容：

版本号;

序列号和产品名称;

电脑软件的所有相关材料，包括介质(CD等)、文档(手册、参考材料等)和许可证;

软件采购的相关行政文书，包括发票、收据和能够证明软件合法性的其他文件。

因为软件资产随时都会增加，所以上述盘点工作应至少一年一次。员工离职时，须保证他们留下自己使用过的软件，并且没有制作副本。

第三步：检验

了解完现有软件之后，将已经安装的软件与许可条款允许安装的软件进行对比。仅拥有软件的正版CD，并不意味着企业可以随便在任意数量的电脑上安装软件。

有些许可允许企业通过一个原版程序制作一定数量的副本，或者允许一定数量的用户通过网络同时使用程序。查看一下许可证协议，弄清楚这些细节问题。要知道，在许可协议规定的拷贝或安装数量之外，额外拷贝或安装程序都将被视为非法行为。

如果发现自己的企业中存在非法程序，那么首先应该将其删除。也可能会发现不需要的程序，将其卸载的同时还可以借机向企业员工强化软件政策。

如果发现自己的需求超过了许可的规定，或者需要对软件进行升级，那么企业可以制定一份软件需求清单。

与此同时，可以起草一份正式的软件清单，列明企业允许员工使用的软件，其中应包含相关的细节信息，如：程序名称、序列号和版本号、许可的拷贝/用户数量、安装拷贝的计算机，以及未来的软件升级或淘汰计划。

第四步：接受软件资产管理(SAM)——使它成为一个工作流程

有效的软件管理需要持续的监督和定期的抽查。须监控并确保企业始终遵守自己的软件政策;随时更新支持软件清单;并未雨绸缪提前计划未来三年的软件需求。因此，重要的是任命一位员工具体负责该工作流程，以确保软件资产管理(SAM)工作长抓不懈。

软件资产管理(SAM)不仅有助于确保企业始终使用经过许可的合法软件，从而符合版权法的规定，还能够帮助企业善用这些投资不菲的软件，节约软件支出，提高员工的工作效率。

对于软件资产管理(SAM)刚刚起步的中国企业来说，借鉴这四个步骤有助于对看似繁杂无序的软件资产进行管理，让软件成为合法且有效的业务工具提高企业运营效率，进一步激发员工及业务方面的创新潜能，以软件推动创新与企业的发展。

关于BSA|软件联盟

BSA|软件联盟在各国政府面前以及国际市场上是全球软件产业的倡导者。其成员公司包括世界上具创新的公司，它们创造的软件解决方案刺激经济发展并改善我们的现代生活。通过在全球60多个国家及地区的运营，软件联盟倡导的合规项目推动合法软件的应用，并支持建立公共政策来促进技术创新以及数字经济的增长。

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