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所有到库商品，在入库前进行验收，只有在验收合格后方算正式入库。这种必要性体现在：一方面，各种到库商品来源复杂，渠道繁多，从结束其生产过程到进入仓库前，经过一系列储运环节，受到储运质量和其他各种外界因素的影响，质量和数量可能发生某种程度的变化；另一方面，各类商品虽然在出厂前都经过了检验，但有时也会出现失误，造成错检或漏检，使一些不合格商品按合格商品交货。
商品验收的作用，主要表现在以下方面。
1）验收是做好商品保管保养的基础
商品的验收工作是做好商品保管保养和使用的基础。商品经过长途运输、装卸搬运后，包装标志容易损坏、散失，没有包装的商品更容易发生变化。这些情况都将影响到商品的保管。所以，只有在商品入库时，将商品实际状况搞清楚，判明商品的品种、规格、质量等是否符合国家标准或供货合同规定的技术条件，数量上是否与供货单位附来的凭证相符，才能分类分区按品种、规格分别进行堆码存放，才能针对商品的实际情况，采取相应的措施对商品进行保管保养。
2）验收记录是仓库提出退货、换货和索赔的依据
商品验收过程中，若发现商品数量不足，或发现规格不符，或质量不合格时，仓库检验人员做出详细的验收记录，据此由业务主管部门向供货单位提出退货、换货或向承运责任方提出索赔等要求。倘若商品入库时未进行严格的验收，或没有做出严格的验收记录，而在保管过程中，甚至在发货时才发现问题，就会使责任不分，丧失理赔权，带来不必要的经济损失。所以，商品只有经过严格的检验，在分清商品入库前供货单位及各个流转运输环节的责任后，才能将符合合同规定、符合企业生产需要的商品入库。
3）验收是避免商品积压，减少经济损失的重要手段
保管不合格品，是一种无效的劳动。对于一批不合格商品，如果不经过检查验收，就按合格商品入库，必然造成商品积压；对于计重商品，如果不进行检斤验数，就按有关单据的供货数量付款，当实际数量不足时，就会造成经济损失。
4）验收有利于维护国家利益
改革开放，使我国经济与世界经济的联系日益紧密，进口商品的数量和品种不断增加。对于进口商品，国别、产地和厂家等情况更为复杂，依据进口商品验收工作的程序与制度，严格认真地做好验收工作；否则，数量与质量方面的问题就不能得到及时发现，若超过索赔期，即使发现问题，也难以交涉，这就会给国家经济造成重大损失。
可见，把好商品验收关是十分重要的，任何疏忽大意都会造成保管工作的混乱，给国家、企业带来经济损失。
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