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虚拟办公室出现于20世纪70年代，当时的低价微型计算机和数据通信设备让个人在家里工作成为可能。此时术语“远程处理”(teleprocessing)用来形容数据通信，后来术语“远程通信”(telecommuting)被引入，因为它看上去是一个合适的方法，能用来形容员工用于工作的电子化“上下班”。开始时远程通信者是那些系统程序员，他们意识到可以在家里或者游艇上完成他们的软件产品，就像在办公室里一样。
近年来，数据通信方面的发展使有些工作者在任何地方都能完成部分或全部的工作成为了可能。越来越多的人在家里工作，通过像电子邮件和传真这样的电子通信手段与他们的办公室进行通信。当一个公司以这种远程的数字办公室方式完成它的办公室工作时，那么工作的场所就是虚拟办公室。
虚拟办公室按照有无物理办公场所区分，有两种含义。有实际办公场所的虚拟办公室是指企业或虚拟组织设立的办公室，是参加办公室工作的人员可以接受办公自动化服务的公共工作场所。这个场所地点可以变化，可以采用弹性的工作时间，办公室人员可以不到这里来办公，但是在物理上是实际存在的。另外一种含义的虚拟办公室是特指没有物理场所的数字办公室，即完全意义的数字办公室。含义的虚拟办公室正在向完全意义的数字办公室转化，尽管这一过程的长短并不确定。
能使虚拟办公室成为可能的技术就是前面提到过的办公自动化。办公自动化能为所有层次上的员工提供解决问题的信息，包括管理者。我们能够把办公自动化系统修改得适合每一个管理者的通信需求，特定的管理者的办公自动化系统的组合受到组织类型、管理者个人偏好和可能得到的办公自动化资源等各种因素的影响。由于办公自动化不仅增加了传统的人与人之间的交流，还提供了新的功能，所以它特别吸引人。
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